+ persoonlijke aanvullingen 😉

Om slimmer te werken hebben we voor deze blog gekozen voor de AI van ChatGPT.  Als het gaat om slim werken, heeft deze tool nogal wat beperkingen. In de tijd dat deze blog geschreven wordt, kan het zo zijn, dat wanneer jij dit leest ChtGPT al veel verder is.

Hier de output van ChatGPT met commentaar en/of persoonlijke voorbeelden uit mijn praktijk:

In onze moderne, snelle wereld is het makkelijk om in de val te trappen van harder en langer werken om meer te bereiken. Maar harder werken betekent niet altijd slimmer werken. In feite kan het je productiviteit en welzijn schaden. Gelukkig zijn er manieren om efficiënter te werken zonder meer uren in je dag te steken.

In deze blog delen we 5 tips om slimmer te werken, zodat je meer tijd overhoudt voor wat echt belangrijk is.

1. Prioriteer je taken met de Eisenhower-matrix

De Eisenhower-matrix, ook wel het urgentie-belangrijkheidsmodel genoemd, helpt je om je taken op te delen in vier categorieën: belangrijk en urgent, belangrijk maar niet urgent, niet belangrijk maar wel urgent, en niet belangrijk en niet urgent. Door je taken op deze manier te categoriseren, kun je je beter concentreren op wat echt belangrijk is en voorkom je dat je te veel tijd besteedt aan minder essentiële zaken. 


De Eisenhower matrix is een veelgebruikte tip, maar voor velen niet haalbaar om dit in praktijk te doen. Simpelweg om dat er gewoon geen tijd voor genomen wordt. Daarnaast is het prioriteren van taken in het algemeen wel een goede om dit te doen. Ongeacht welke tool je gebruikt.

2. Verminder afleidingen

Afleidingen zijn overal om ons heen, zowel fysiek als digitaal. Ze onderbreken niet alleen je concentratie, maar kunnen ook leiden tot vermoeidheid en stress. Om slimmer te werken, is het belangrijk om afleidingen tot een minimum te beperken. Dit kun je doen door je werkruimte opgeruimd en georganiseerd te houden, meldingen op je apparaten te beperken en tijd in te plannen voor het beantwoorden van e-mails en telefoontjes in plaats van constant te reageren op binnenkomende berichten.

Terwijl ik dit stuk liet schrijven door ChatGPT en mijn commentaar erbij voegde heb ik al 5 Whatsapp berichten ontvangen en 2 belangrijke e-mails die aandacht nodig hadden. Dit was een rustige dag. Misschien herken jij dat wel.

Daarnaast ben ik van nature best rommelig. Maar door regelmatiger op te ruimen, verminder je de visuele afleiding met de gedachtes die erbij horen.

3. Leer effectief te delegeren

Delegeren is een essentiële vaardigheid voor efficiënt werken. Door taken over te dragen aan anderen, kun je je concentreren op wat je het beste kunt en voorkom je dat je overweldigd raakt. Begin met het identificeren van taken die je kunt delegeren en zoek vervolgens geschikte teamleden om deze verantwoordelijkheden op zich te nemen. Vergeet niet om duidelijke instructies en verwachtingen te communiceren en hen te vertrouwen om de taak naar behoren uit te voeren. 

Mijn gedachte op delegeren: Doen wanneer je het durft of wanneer het je teveel gaat kosten als je alles zelf blijft doen. Hierin kun je ook weer teruggaan naar de Eisenhower Matrix. Om eens te kijken welke taken voor jou handig zijn om te doen en wie het beste bepaalde taken van je kan overnemen.

4. Maak gebruik van de Pomodoro-techniek

De Pomodoro-techniek is een time management methode waarbij je je werktijd opdeelt in blokken van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten. Na vier van deze blokken neem je een langere pauze van 15-30 minuten. Deze techniek helpt je om je te concentreren op één taak tegelijk, vermindert mentale vermoeidheid en bevordert een gestructureerde werkdag.

De Pomodore techniek is fijn, wanneer je ook in je agenda de tijd ervoor blokt. Met name als je op kantoor zit, of je to-do lijst er heel lang uitziet, zorg voor een goede voorbereiding. Tip is om daarbij je telefoon en beeldschermen uitschakelen die je vooral niet nodig hebt.

5. Evalueer en optimaliseer regelmatig (uitgebreid)

Om slimmer te werken, is het belangrijk om je werkgewoonten en -processen regelmatig te evalueren en te optimaliseren. Stel jezelf vragen als: “Werk ik op de meest efficiënte manier? Kan ik bepaalde processen verbeteren of stroomlijnen? Wat kan ik uit mijn dagelijkse routine schrappen om meer tijd vrij te maken voor belangrijkere taken?” Door kritisch naar je werkgewoonten te kijken, kun je inefficiënte processen identificeren en aanpassen.

Evalueren is vaak datgene wat wij vergeten. Ons brein evalueert altijd. Moet ik dit doen, wil ik dit doen, wat gebeurt er als…? 
Dit zijn automatische processen. Het helpt om dit ook bewust met je werkzaamheden te doen. Hierdoor krijg je vaak ook je gedachtes onder controle. Je brein sluit bijvoorbeeld dan ook echt je werkweek af.

Na een evaluatie, gaat je brein automatisch op zoek naar oplossingen en helpt je dan om verder te groeien in je werk. 

Een manier om je werkgewoonten te evalueren, is door bij te houden waar je je tijd aan besteedt. Gebruik een tool zoals Toggl of RescueTime om je dagelijkse activiteiten te monitoren en krijg inzicht in waar je tijd verloren gaat. Dit helpt je om te zien waar verbetering mogelijk is en om prioriteiten te stellen. 

Daarnaast is het belangrijk om open te staan voor feedback van collega’s en leidinggevenden. Zij kunnen je voorzien van waardevolle inzichten en suggesties om je werkwijze te optimaliseren. Plan regelmatig evaluatie- en feedbackmomenten in om te zorgen voor continue verbetering.

Ten slotte kan het nuttig zijn om te investeren in persoonlijke ontwikkeling en training op het gebied van time management, communicatie en andere vaardigheden die je helpen efficiënter te werken. Door jezelf voortdurend te blijven ontwikkelen, zul je in staat zijn om slimmer te werken en betere resultaten te behalen.

Conclusie:

Werken aan je efficiëntie en productiviteit hoeft niet te betekenen dat je harder en langer moet werken. Door de bovenstaande tips te implementeren en je werkgewoonten regelmatig te evalueren, kun je slimmer werken en tegelijkertijd je welzijn en balans tussen werk en privé verbeteren.

Wat vind je van de uitleg van ChatGPT met wat van mijn commentaar eronder?
Ik ben benieuwd wat voor tips jij hebt om effectiever te werken.